Poznáte to: na dovolenke voláte do firmy každé ráno, schvaľujete faktúry z mobilu a zákazníci aj tak čakajú, kým sa vrátite. Firma, ktorá stojí na jednom človeku, je zraniteľná. Pre banku, pre kupca aj pre rodinu. Pri predaji takej firmy kupujúci navyše ráta s rizikom, že po odchode majiteľa časť obchodu odíde s ním, a to sa premietne do ceny.
Odovzdať operatívu neznamená odísť z firmy. Znamená to, že rozhodujete o veciach, o ktorých má rozhodovať majiteľ, a zvyšok zvládnu iní.
Krok 1: Zmapujte, o čom reálne rozhodujete
Dva týždne si zapisujte každé rozhodnutie, otázku a schválenie, ktoré prejde cez vás. Stačí jednoduchý zošit alebo tabuľka: čo, kto sa pýtal, koľko času to zabralo.
Výsledok väčšinu majiteľov prekvapí. Typicky zistia, že schvaľujú objednávky materiálu do pár stoviek eur, riešia dovolenky zamestnancov, kontrolujú každú cenovú ponuku a odpovedajú na technické otázky, ktoré by vedel zodpovedať vedúci výroby.
Potom každé rozhodnutie zaraďte do jednej z troch skupín:
- dá sa odovzdať hneď, lebo ho niekto iný zvládne už dnes,
- dá sa odovzdať po zaškolení alebo po nastavení pravidiel,
- zostáva u vás.
Krok 2: Odovzdávajte s pravidlami
Delegovanie bez pravidiel končí tým, že sa ľudia aj tak prídu spýtať. Pre každú odovzdanú oblasť určite:
- kto rozhoduje,
- do akej sumy alebo v akom rozsahu,
- kedy treba majiteľa informovať a kedy sa s ním poradiť,
- ako sa výsledok bude merať.
Príklad: vedúca obchodu schvaľuje zľavy do 10 % sama, nad 10 % po konzultácii s vami a pri zákazníkoch nad určitý obrat rozhodujete vy. Ľudia potrebujú vedieť, kde je hranica. Inak budú buď opatrní a všetko posielať vám, alebo urobia rozhodnutie, ktoré vás nahnevá, a nabudúce sa už neodvážia.
Počítajte s tým, že prvé rozhodnutia nebudú také, aké by ste urobili vy. Ak nie sú drahé, nechajte to tak a preberte ich spolu potom. Ak každé rozhodnutie prerobíte, delegovanie skončí.
Krok 3: Reporting namiesto kontroly
Majitelia často nechcú pustiť veci z ruky, pretože by stratili prehľad. Riešením je pravidelný reporting, ktorý vám dá prehľad bez toho, aby ste museli byť pri všetkom.
Pre malú alebo strednú firmu zvyčajne stačí jedna stránka raz týždenne a podrobnejší prehľad raz mesačne:
- tržby a objednávky oproti plánu,
- marža na hlavných zákazkách alebo produktoch,
- pohľadávky po splatnosti a stav hotovosti,
- výroba alebo dodávky: čo mešká a prečo,
- personálne veci: odchody, nábor, absencie.
Reporting musí pripravovať niekto iný ako vy a čísla by mali ísť zo systému, nie z hlavy. Ak dnes údaje nikde nie sú, nastavenie reportingu je prvá vec, ktorú treba urobiť.
Krok 4: Druhá línia manažmentu
Skôr či neskôr potrebujete človeka, ktorý bude riadiť každodenný chod. Môže to byť prevádzkový riaditeľ, vedúci výroby s rozšírenými právomocami alebo skúsená finančná manažérka.
Najprv sa pozrite, či ho už nemáte vo firme. Človek, ktorý vo firme roky pracuje a ľudia ho rešpektujú, sa zaúča rýchlejšie ako manažér zvonka. Ak ho nemáte, pri nábore hľadajte niekoho, kto už riadil podobne veľkú firmu, nie niekoho z korporácie s desiatkami podriadených manažérov.
Pre nového manažéra dohodnite jasné ciele, rozpočet a právomoci. Mnohí majitelia prijmú riaditeľa a potom mu nedovolia riadiť. Dobrí ľudia v takej situácii po roku odchádzajú.
Plán na 90 dní
- Dni 1 až 14: mapovanie rozhodnutí, zoznam vecí, ktoré idú cez vás, rozhovor s ľuďmi, ktorí ich môžu prevziať.
- Dni 15 až 30: pravidlá a limity pre prvé odovzdané oblasti, nastavenie týždenného reportu.
- Dni 31 až 60: odovzdanie prvých oblastí, pravidelné krátke porady, opravy pravidiel podľa skúseností.
- Dni 61 až 90: test. Týždeň mimo firmy bez denných telefonátov, potom spoločné vyhodnotenie, čo fungovalo a čo nie.
Po 90 dňoch nebude firma fungovať úplne bez vás. Budete však vedieť, kde sú slabé miesta a čo riešiť ďalej.
Čo si nechať
Odovzdanie operatívy neznamená vzdať sa všetkého. Majiteľovi zvyčajne zostáva:
- stratégia a smerovanie firmy,
- veľké investície a financovanie,
- výber a hodnotenie vrcholových manažérov,
- vzťahy s najdôležitejšími zákazníkmi, kým sa neodovzdajú postupne,
- hodnoty a kultúra firmy.
Takto nastavená firma sa ľahšie odovzdáva nástupcovi aj predáva. O tom, ako fungovanie bez majiteľa ovplyvňuje cenu, píšeme v článku Hodnota firmy pri predaji. Ak riešite aj otázku, kto bude firmu viesť dlhodobo, pozrite si článok Nástupníctvo vo firme.
Ak chcete, aby vaša firma fungovala aj bez vašej každodennej prítomnosti, vyplňte úvodný dotazník. Na jeho základe sa vám ozveme a prejdeme, kde začať.